El correo electrónico sigue siendo una herramienta que nos proporciona una gran ventaja para comunicarnos con nuestros clientes, familiares y conocidos dentro y fuera de nuestras fronteras, sin embargo su manejo, sobre todo en el trabajo puede convertirse en una tarea estresante, lo cual certifico desde mi propia experiencia, ya que por mucho tiempo me queje de la gran cantidad de correos que debía leer y responder, pero estableciendo una rutina diaria que implicaba un poco de orden y organización logre controlar el manejo de los e-mail.
No requieres ser una eminencia de la productividad ni nada por el estilo, solo necesitas organizarte, pues las herramientas las tienes en tus manos, solo debes saber usarlas. He aquí algunos consejos para gestionar el correo electrónico de forma más productiva:
- Lo primero es dedicar tiempo a leer y responder los mensajes de la bandeja de entrada, que así lo requieran, para hacerlo es fundamental tomar un espacio de tiempo diario, dedica de 15 a 20 minutos en la mañana que es cuando tenemos la mente más fresca y posteriormente en la tarde otros 15 0 20 minutos después de almorzar o al finalizar tus labores del día, cuando ya no tengas tantas ocupaciones.
- Si tienes acceso a tu correo electrónico desde un dispositivo o teléfono móvil, aprovecha esos instantes de tiempo en el tráfico camino al trabajo o de vuelta a casa para leer algunos correos extras, te ayudara a mantener al día los mensajes de entrada.
- Actualmente la capacidad de almacenamiento que ofrecen los servicios de correo es inmensa, por lo que no es recomendable borrar mensajes, al menos que así lo consideres por su irrelevancia, es por ello que en vez de eliminarlos, es mejor organizarlos, usa carpetas para identificar a tus clientes, y Si tu gestor de correo utiliza marcas, colores, banderas o cualquier otro símbolo para clasificar emails, aprovecha estas funciones según tu conveniencia o comodidad.
- En su mayoría el e-mail es una herramienta de trabajo que precisa seamos directos, así que al escribir un mensaje, trata de ser breve, claro y conciso, salvando las excepciones en las que se requieran un texto más amplio y detallado.
- Al redactar un correo sea breve o más detallado y extenso, se siempre respetuoso y no olvides el uso correcto de las reglas de ortografía, eso hablara bien de ti.
- Muy importante es que no olvidemos revisar la carpeta de correos no deseados o SPAM, pues en ocasiones correos importantes terminan en esa carpeta, así que dale un vistazo y aprovecha de eliminar los mensajes basuras que allí están, créeme solo te tomara unos pocos minutos.
- Antes de redactar un correo, es ideal que te tomes unos segundos y te preguntes ¿si es necesario escribir ese correo?, probablemente la respuesta sea no, pues ese asunto se resuelva más rápidamente con una llamada, una nota de voz u otro medio alternativo, de esta forma te ahorras tiempo.
- En el caso de que tengas Clientes o Proveedores constantes es recomendable crear una lista de contactos para emails frecuentes. De esta forma evitarás olvidarte de alguien o introducir mal la dirección de correo y también te ahorrará mucho tiempo.
Espero te sean útiles estos consejos.