Cómo organizarte cuando trabajas con varios clientes

En mi experiencia trabajando como Asistente Virtual, he tenido que aprender a organizar mi tiempo y priorizar actividades. Cuando se trabaja con varios clientes es importante llevar una agenda de trabajo que permita una buena organización y cumplir diariamente con las actividades pautadas de cada uno de tus clientes, sin quedar exhausta al final del día.

Es por ello que hoy quiero darle algunas recomendaciones que a mí me han sido muy útil, y que de seguro a ti que trabajas como Asistente virtual o freelance también te pueden ayudar.

1.- Lleva una agenda de las actividades diarias.

Ahora no hay excusas para llevar una agenda de todas las actividades diarias que tenemos que hacer en el día. En mi caso debo decir que apelo por lo tradicional, mi agenda física, en la que anoto todas las actividades pendientes del día, y si eres de las que no te gusta escribir tienes muchísimas aplicaciones gratuitas para llevar tu agenda: google calendar, teamwork, evernote. En fin, tienes un mundo de opciones para llevar tu agenda. Siempre busca preparar tu agenda de trabajo el día o la noche anterior para evitar correderas el mismo día.

2.- Toma nota de todo.

Si, sé que parece muy evidente que sabemos debemos anotar todo, incluso esas actividades extras que te piden tus clientes, sin embargo, a veces queremos hacer alarde de nuestra memoria, como me ha pasado. Pues considero tengo muy buena memoria. Y si lo confieso a veces me he dicho ¡No, no se me olvida! Y si, resulta que si se me olvido. Y es que somos humanos, hay días que entre tantas cosas algo se nos puede pasar.

Lo mejor es tomar notas de todo. Como lo dije yo apelo a mi agenda, allí tengo todo. Otra opción es que en el escritorio de mi PC tengo un archivo Word que se llama IMPORTANTE, y cuando estoy leyendo los correos de mis clientes y dentro de estos me piden algo por hacer, me indican un dato o fecha de un próximo lanzamiento o alguna otra actividad que no estaba planificada y que es importante, lo coloco inmediatamente en mi documento IMPORTANTE. Este me ayuda a recordar todo lo pendiente que no está planificado.

3.- Priorizar tareas

Esta es una actividad que parece simple, sin embargo, a veces no lo es tanto, porque nos cuesta distinguir entre prioridad y urgente. Yo en mi trabajo trato de que las cosas no sean urgentes, pues al llevar mi agenda y saber las actividades diarias a realizar, más bien busco es priorizar lo que se tengo pendiente diariamente. Urgente para mi es cuando hay una tarea que no estaba planificada y por requerimientos del cliente, debe hacerse de manera rápida. Cosa que me pasa muy poco.

Ahora bien, es importante trabajar por prioridades. Por ejemplo, si tienes más de un cliente a quien le llevas redes sociales, y otros a los que le haces gestión de email. Lo ideal es que priorices porque comenzar primero. Puede ser la gestión de email, si entiendes y sabes que ese cliente tiene una cantidad de email considerables que responder, o sabes que las respuestas de esos emails son importantes para tu cliente. También es importante tomar en consideración la diferencia horaria que tienes con tu cliente, la promesa de servicio que hiciste con él y que puede esperar entre las actividades a hacer en ese día para que puedas priorizar y trabajes de la manera más eficiente.

4.- Aprender a decir NO, cuando hay que hacerlo.

Es algo que nos cuesta mucho a todos. Decirle No a un cliente. Pero siempre es importante saber poner límites y no sobrepasar esa barrera de respeto y confianza que tenemos con nuestros clientes.
Si tienes actividades que ya son prioridad, y uno de tus clientes te pude de forma urgente que lo ayudes en algo, pero para YA y no es algo de lo que está en esa oferta de servicio previa que tienes con tu cliente, estas en todo tu derecho de decir NO.

Ahora si este te pide algo, y al momento tú no puedes, pero tu cliente por el contrario entiende y se da cuenta de que trabajas para varios clientes y que debe haber ese punto de consideración en pedir las cosas, se fomenta el respeto y la confianza entre tu cliente y tú.

Espero estos tips puedan ayudarte y me ¡encantará leer tus comentarios, sugerencias o recomendaciones!